Wenn wir eure Dateien für den Druck kontrolliert haben und alles passt, bekommt ihr von uns eine Druckfreigabe zugeschickt.
In dieser Freigabe stehen dann schon vorausgefüllt, der Name eurer Schule, die Namen der Dateien, Datum und Uhrzeit der letzten Änderung der Dateien, damit könnt ihr kontrollieren, das es sich um die richtigen Dateien handelt und noch zwei Links zu den beiden Dateien.
Folgend erklären wir kurz, wie ihr Datum und Uhrzeit der letzten Änderung kontrollieren könnt und was ihr noch mit der Freigabe machen müsst. Das die Druckfreigabe korrekt ausgefüllt ist, ist ganz ganz wichtig, damit wir eure Abizeitung möglichst reibungslos produzieren können.
WAS IST EINE DRUCKFREIGABE UND WARUM IST SIE SO WICHTIG?
Die Druckfreigabe ist ein Dokument, mit dem ihr bestätigt, dass ihr die vorliegende Version der Abizeitung kontrolliert habt und sie in dieser Form gedruckt werden kann. Eine solche Freigabe ist in der Druckbranche ganz normal und üblich. Für uns ist die Freigabe so wichtig, weil sie das formelle OK ist, mit dem Drucken der Abizeitung zu beginnen. Aus diesem Grund ist es auch so wichtig, dass ihr in der Freigabe anhand des Namens und des letzten Änderungsdatums genau kontrolliert, welche Version der Abizeitung gedruckt werden kann. Nur so haben wir die notwendige Sicherheit, dass auch die richtige Datei gedruckt wird.
DEN ADOBE READER INSTALLIEREN
Wir bitten euch, zum Ausfüllen der Druckfreigabe den Adobe Reader zu verwenden. Andere PDF Reader sind nur bedingt möglich, der PDF Reader muss die Möglichkeit bieten ein Formular auszufüllen. Alternativ könnt ihr die PDF natürlich auch ausdrucken und den Rest per Hand ausfüllen.
Wenn der Adobe Reader bei euch nicht schon installiert ist, kann er hier kostenlos heruntergeladen werden: Adobe Reader
DIE DRUCKFREIGABE ÖFFNEN UND AUSFÜLLEN
Die eigentliche Druckfreigabe wird euch von uns als PDF-Datei zugeschickt. Es ist ein PDF-Formular, dass heißt, wenn ihr sie mit dem Adobe Reader öffnet, könnt ihr die leeren Felder direkt am Computer ausfüllen. Wenn ihr die Freigabe erhaltet sind die meisten Felder schon von uns ausgefüllt. Ihr müsst dann nur noch euren Namen eintragen und unterschreiben.
LETZTES ÄNDERUNGSDATUM PRÜFEN
Um ganz sicher zu gehen, dass wir die richtige Datei drucken, gleichen wir Datum und Uhrzeit der letzten Änderung am PDF-Dokument, von dem gedruckt werden soll, ab. Dieser Wert wird automatisch im PDF erzeugt und ist damit deutlich sicherer als der Dateiname, der kann schließlich jederzeit und von jedem geändert werden.
Doch wie kommt ihr an Datum und Uhrzeit der letzten Änderung? Öffnet dafür, mit dem Adobe Acrobat Reader, die PDF-Datei des Inhaltes bzw. des Covers. Danach klickt ihr auf Datei und dann auf Eigenschaften, im Menü vom Adobe Reader.
In dem Fenster, das sich nun öffnet, findet ihr zwei Angaben von Datum und Uhrzeit: „geändert am“ und „erstellt am“. Wichtig sind für euch Datum und Uhrzeit, die hinter geändert am eingetragen sind. Überprüft Datum und Uhrzeit von hier mit den Angaben in der Druckfreigabe. Bitte kontrolliert Datum und Uhrzeit auf die Sekunde genau!
DAS DOKUMENT UNTERSCHREIBEN
Jetzt ist es fast geschafft! Da es sich bei einer Druckfreigabe um ein formales Dokument handelt, benötigen wir eine Unterschrift von euch. Ihr könnt die ausgefüllte Druckfreigabe ausdrucken und unterschreiben oder ihr unterschreibt die Druckfreigabe digital, z.B. über die Seite SmallPDF.com. Eine Anleitung dazu findet ihr im nächsten Kundenbereichseintrag „Kann ich die Freigabe auch digital unterschreiben?„.
DIE FREIGABE ABSCHICKEN
Als letztes überprüft ihr die unterschriebene Freigabe nochmal auf Fehler. Danach scannt ihr sie ein oder macht ein Handyfoto davon (achtet aber darauf, dass der Text gut lesbar ist!). Dieses Bild schickt ihr dann per Mail an druckdaten@abeasy.de.
WICHTIG:
Wir benötigen nach Erteilung eurer Freigabe bis zu 10 Werktage für die Produktion und Lieferung des Abibuchs. Die 10 Werktage starten allerdings erst, wenn wir eine korrekt ausgefüllte Freigabe von euch erhalten haben. Beachtet dies bitte bei der Erteilung der Freigabe.
